ตามที่สัญญาไว้นะครับว่าจะลง task ที่เป็นการเขียนอีเมล์ประเภทต่างๆมาให้อ่านต่อ ครั้งนี้เป็นอีเมล์ประเภทขอโทษ หรือในภาษาญี่ปุ่นเรียกว่า お詫びのメール ส่วนหน้าตาของมันจะเป็นอย่างไรนั้น เหมือนหรือต่างกับอีเมล์ก่อนหน้านี้มากน้อยแค่ไหน ไปดูกันครับ
คำสั่งของ task นี้คือ เรามีสาเหตุบางอย่างที่ทำให้ไม่สามารถส่งรายงานได้ทันตามกำหนด ดังนั้นจึงต้องเขียนอีเมล์เพื่อบอกสาเหตุ พร้อมขอโทษ และขอส่งย้อนหลัง โดยครั้งแรกที่ผมลองเขียนมีหน้าตาอย่างนี้ครับ
ชื่อไตเติ้ลคือ
３２９ ３年生作文クラス１組 欠席届 (ประกอบไปด้วยรหัสวิชา ชื่อวิชา เลขประจำหมู่ และชื่อหัวข้อ คือ จดหมายลา)
田中先生 ← เช่นเดียวกับเมล์ก่อนหน้านี้ หากส่งไปหาอาจารย์หรือผู้อาวุโส ซึ่งต้องการความเป็นทางการ หลังชื่อผู้รับไม่ต้องใส่ へ
３年生作文クラス１組のサーヤンです。いつも真ん中の座席に座っている男の子です。いつもネクタイをしており、黒くて短い髪をしており、顔が細長くて、目が大きくて黒くて、眉毛が濃くて、鼻が高いものです。← แนะนำตัวเองว่าชื่ออะไร มีลักษณะพิเศษยังไงบ้าง เพื่อให้อาจารย์นึกออก
私、この度、病気のため、１２月２７日の作文クラスを欠席いたしましたので、ここにご報告いたします。 ← บอกสาเหตุการขาดเรียนว่าเป็นเพราะความเจ็บป่วย
その病気は、木曜日の夜中にお腹を壊し、食中毒のようでした。そこで、この授業に出席できなくなって、申し訳ございませんでした。← บอกรายละเอียดของการเจ็บป่วยว่าเกิดจากอาการท้องเสีย คล้ายจะเป็นอาหารเป็นพิษ พร้อมกับกล่าวขอโทษที่มาเรียนไม่ได้
この授業はレポート提出期限だと分かっておりますが、そういう訳で、提出いたさなくなってしまいました。← แสดงถึงการรับรู้กำหนดส่งรายงาน แต่ด้วยสาเหตุดังกล่าวอันสุดวิสัยจึงทำให้ไม่สามารถมาส่งได้
こうしたら、これから提出させていただけないでしょうか。ご都合はいかがでしょうか。← แสดงถึงความต้องการที่จะขอส่งใหม่ โดยถามถึงความสะดวกของอาจารย์
ご迷惑をおかけして、本当に申し訳ございませんでした。 ← แสดงถึงความเกรงใจและกล่าวขอโทษ
サーヤン ← หลังชื่อผู้ส่งก็ไม่ต้องใส่ より
เมื่อเปรียบเทียบกับรูปแบบของเมล์ประเภทก่อนหน้านี้ ก็มีบางจุดที่เหมือนกันคือ การขึ้นต้นและลงท้ายที่ไม่ใส่ へ และ より หลังชื่อผู้รับและผู้ส่งตามลำดับ และในย่อแรกจะเป็นย่อหน้าของการแนะนำตัวเอง ตามมาด้วยย่อหน้าที่สองที่เป็นสาเหตุที่มาของการส่งเมล์หาอาจารย์ ซึ่งในที่นี้คือ การขาดเรียนเนื่องจากไม่สบาย นอกจากนี้ก็ต้องระวังเรื่องการใช้คำสุภาพ ยกย่อง ถ่อมตนให้ถูกต้อง มิฉะนั้นอาจทำให้ผู้อ่านหงุดหงิดได้ ส่วนจุดที่แตกต่างกันคือ เนื่องจากเป็นเมล์ขอโทษจึงมีสำนวนขอโทษปรากฏให้เห็น คือ 申し訳ございません ซึ่งในที่นี้เป็นการขอโทษเรื่องในอดีตจึงผันเป็นรูปอดีตกลายเป็น 申し訳ございませんでした และมีการใช้สำนวนนี้ 2 ครั้ง ตามที่ได้ขีดเส้นใต้ข้างต้น เพื่อแสดงถึงความขอโทษ และรู้สึกผิด
หลังจากที่ได้อ่านเอกสารประกอบการสอนเรื่อง お詫びのメール เพิ่มเติม ก็ทำให้ได้จุดที่ควรระวัง และจุดที่ควรใส่เพิ่มเติม ดังนี้
1. อย่าเขียนสาเหตุของการไม่ส่งรายงานที่ไม่เป็นเหตุเป็นผล เช่น ยุ่งกับการช่วยงานแต่งงานของเพื่อน หรือยุ่งกับการเตรียมตัวสมัครงาน เพราะไม่ใช่เรื่องสุดวิสัย และยังแสดงถึงความขาดรับผิดชอบ และไม่ให้ความสำคัญต่อรายวิชาของอาจารย์ด้วย อันจะทำให้อาจารย์มีความรู้สึกที่ไม่ดีต่อผู้เขียนได้
2. ควรเขียนในเชิงที่ว่าเป็นความผิดของตัวเอง และตนเองก็สำนึกถึงความผิดพลาดนั้น เช่น แม้จะเป็นเหตุสุดวิสัย แต่ก็รู้สึกผิดที่ไม่ได้ใช้เวลาก่อนหน้านี้เตรียมรายงานให้มากกว่านี้ เป็นต้น เป็นการสร้างความประทับใจให้กับผู้รับว่า ผู้เขียนรู้สึกผิดจริงๆกับการที่ส่งรายงานไม่ทัน โดยยอมรับว่าเป็นความผิดของตัวเองเพื่อแสดงความรับผิดชอบ
3. แสดงถึงความพยายาม เช่น เนื่องจากต้องไปเข้าร่วมการสัมมนาที่อำเภอ...จังหวัด... และสัญญาณอินเตอร์เน็ตที่นั่นก็แย่อย่างไม่ได้คาดคิด แต่ก็นั่งรถออกไปหาร้านอินเตอร์เน็ตคาเฟ่แล้วแต่ก็ไม่พบ เป็นต้น ส่วนที่ขีดเส้นใต้แสดงถึงความพยายามของผู้เขียนว่า พยายามที่จะหาทางส่งรายงานแล้ว แต่มันก็ไม่ได้จริงๆ แสดงถึงเหตุสุดวิสัยที่ไม่ได้เกิดจากตัวผู้เขียน
4. เขียนโดยให้ผู้อ่านรู้สึกถึงความกระตือรือร้นของตนเอง เช่น รายงานเล่มนี้เกิดจากความตั้งใจของผู้เขียนที่จะสะท้อนถึงสิ่งที่ได้จากการตั้งใจเรียนวิชาของอาจารย์อย่างสมบูรณ์แบบ และจะไม่ถามถึงการประเมินคะแนนว่าจะได้รับหรือไม่ ขอเพียงแค่ได้รับการอ่านจากอาจารย์ก็พอแล้ว เป็นต้น การเขียนเช่นนี้จะทำให้อาจารย์รู้สึกถึงความตั้งใจในการเขียนของผู้เรียน และสนใจเนื้อหาของรายงานว่าจะเป็นอย่างไร จึงมีความเป็นไปได้สูงที่อาจารย์จะให้โอกาสส่งรายงานย้อนหลัง
5. อย่าเขียนในเชิงที่เป็นการมัดมือชกอาจารย์ว่า อาจารย์จะต้องรับรายงาน ด้วยการเขียนขอบคุณลงท้าย เพราะการเขียนขอบคุณเท่ากับว่าอาจารย์ได้ยินยอมรับรายงานของเรา
6. ควรเขียนว่าจะไม่ให้เกิดเหตุการณ์เช่นนี้ขึ้นอีก เพื่อแสดงถึงความรู้สึกผิด และตระหนักต่อความผิดพลาดที่เกิดขึ้น
งั้นเราลองมาดูฉบับที่แก้ไขเปรียบเทียบกันครับ
田中先生
文学部３年のサーヤンと申します。月曜日の先生の講義「応用言語学」を受講させていただいております。← แนะนำตัวเอง ตัดส่วนที่อธิบายลักษณะของตัวเองออกไป แล้วเปลี่ยนเป็นการบอกรายละเอียดของรายวิชาแทน ในกรณีเผื่อว่าอาจารย์ท่านนั้นอาจจะสอนหลายวิชา ก็จะทำให้อาจารย์ตรวจสอบหารายชื่อของเราได้ง่ายขึ้น
この度は病気のため、１月２７日の授業を欠席いたし、レポートを期限内に提出できませんでした。
大変申し訳ございませんでした。← บอกเหตุผลของการขาดเรียนและส่งรายงานไม่ทันตามกำหนดว่าเกิดจากอาการป่วย (เหมือนเดิม) อันเป็นเหตุสุดวิสัยที่ผู้เรียนไม่ตั้งใจให้เกิดขึ้น และควบคุมไม่ได้จริงๆ นอกจากนี้ยังได้แสดงความขอโทษต่อการส่งงานไม่ตรงกำหนดด้วย
その病気は、日曜日の夜中にお腹を壊し、食中毒のようでした。そこで、その授業に出席できなくなってしまいました。← อธิบายรายละเอียดของอาการเจ็บป่วย (เหมือนเดิม)
理由にかかわらず、
締め切りに遅れたのは私の責任です。ただ、先生の講義をいつも真剣に聞かせていただいており、このレポートもその成果を十分に反映させたつもりです。評価の有無は問いませんので、どうか目を通していただけるとありがたく存じます。← ส่วนที่ขีดเส้นใต้แสดงถึงการยอมรับผิดว่าการที่ส่งช้านั้นเป็นความผิดของตนเอง นอกจากนี้ยังใส่ส่วนที่แสดงถึงความกระตือรือร้นอยากจะส่งรายงานเพิ่มเติมเข้าไปอีกด้วย
二度と同じ過ちを繰り返さないよう次回から気をつけます。← เพิ่มส่วนที่จะระวังไม่ให้เกิดความผิดพลาดแบบนี้ขึ้นอีก เพื่อให้อาจารย์เกิดความประทับใจ และวางใจในตัวผู้เขียน
ご迷惑をおかけして、本当に申し訳ございませんでした。← ก่อนจบ เขียนแสดงความเกรงใจและกล่าวขอโทษอีกครั้ง (เหมือนเดิม)
サーヤン
จะเห็นว่าผมได้เพิ่มเติมส่วนที่ควรมีลงไป จึงทำให้ภาพรวมของเมล์นี้มีความสำนึกผิดและพิจารณาตัวเองมากยิ่งขึ้น อันจะทำให้อาจารย์ผู้ได้อ่านเกิดความเห็นใจและอาจจะให้โอกาสส่งรายงานย้อนหลังมากยิ่งขึ้น แต่ก็มีส่วนที่ผมไม่ได้เพิ่มเติมลงไปคือ ส่วนที่แสดงถึงความพยายาม เพราะเนื่องจากป่วยเป็นอาหารเป็นพิษ จึงไม่น่ามีแรงที่จะพยายามทำอะไรได้ เลยไม่ได้เพิ่มเติมส่วนนี้เข้าไป
จากการฝึกเขียน task นี้ ก็ได้ทำให้ผมเรียนรู้เทคนิคการเขียนเมล์ขอโทษที่มีประสิทธิภาพ และสามารถนำไปใช้ได้จริงในอนาคต เพราะอาจจะเกิดเหตุการณ์เช่นนี้ก็เป็นได้ การเรียนรู้เรื่องเหล่านี้ไว้ ก็ถือเป็นประโยชน์อย่างมากครับ ยังไงผู้อ่านก็ลองร่างๆเขียนๆดูนะครับ เผื่อสักวันอาจจะได้ใช้บ้าง
แล้วพบกันใหม่ในบทความต่อไปนะครับ อย่าลืมนะครับว่ายังมีอีเมล์อีกประเภทหนึ่งรออยู่ แล้วเจอกันครับผม =)
